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Chatbots im Recruiting – Ihre Vor- und Nachteile

Chatbots im Recruiting – Ihre Vor- und Nachteile

Die Digitalisierung ist schon seit einiger Zeit im Recruiting angekommen und verändert den Alltag des Personalers Stück für Stück. Ein Begriff oder vielmehr eine Technologie die hier immer häufiger verwendet wird, ist der Chatbot. Welche Vor- und Nachteile sein Einsatz im Recruiting mit sich bringt, wollen wir in diesem Beitrag klären. Bevor wir dazu kommen, gehen wir noch auf ein paar grundlegende Dinge ein:

 

2 Arten von Chatbots

Grundsätzlich handelt es sich bei Chatbots um textbasierte Dialogsysteme die eine zweiseitige Kommunikation ermöglichen. Dazu gibt es eine Texteingabemaske und eine Textausgabemaske. Der Nutzer kann also in natürlicher Sprache mit dem hinter dem Chatbot stehenden System kommunizieren. In der Regel sind diese Bots auf der Unternehmensseite bzw. der Karriereseite integriert, wo sie die Bewerberkommunikation übernehmen.

Im Wesentlichen unterscheidet man zwischen einfachen Chatbots und solchen die lernfähig sind.

Die einfachen Chatbots sind so konzipiert, dass sie beim Kommunizieren auf eine Datenbank von Informationen und vorgefertigten Antworten zurückgreifen. Gibt der Nutzer eine Frage ins Chatfenster ein, wird diese in ihre Einzelteile zerlegt und analysiert. Auf bestimmte Schlüsselbegriffe und Strukturen reagiert das System mit den vordefinierten Antworten. Solche Bots bieten den Seitenbesuchern eine erste Orientierung, indem sie einfache Fragen beantworten können. Der Einsatz dieser Technologie ist demnach recht begrenzt, sodass keine richtige Konversation entstehen kann. Bekommt der Bot eine Frage gestellt, die er nicht beantworten kann, fragt er zumindest die Kontaktdaten seines Gegenübers ab. Ein Verantwortlicher kann sich anschließend persönlich beim Interessen zurückmelden. Durch diese Art der Reaktion, geht ein Unternehmen sicher, dass alle Anliegen von Interessenten bearbeitet werden können, selbst wenn der Bot nicht direkt dabei helfen kann.

Anders sieht es bei der zweiten Variante von Chatbots aus. Diese Bots können aufgrund von Künstlicher Intelligenz (KI oder AI für Artificial Intelligence) bzw. sogenannten lernenden Algorithmen weit aus mehr leisten: Sie können z.B. intelligente Antworten auf komplexe Fragen geben oder den Interessenten auf Eignung hinsichtlich der favorisierten Stelle prüfen und ggf. proaktiv passendere Jobangebote vorstellen. Dazu greifen sie auf zahlreiche Daten aus den Bewerbungsunterlagen, Social-Media-Aktivitäten und weiteren Webinteraktionen zu. Dadurch dass Chatbots mit jeder Interaktion dazulernen, ergeben sich zunehmend weitere Einsatzgebiete.

 

Vorteile für das Recruiting

Erreichbarkeit

Am Ende des Tages ist ein Chatbot eine Maschine und bekanntlicherweise brauchen Maschinen keinen Schlaf – höchstens eine Ruhepause. Dies ist aber eher bei produzierenden Maschinen der Fall. Ein Chatbot hingegen ist ein computerbasiertes System bzw. ein Algorithmus und braucht daher auch keine Ruhepausen. Er steht seinen Nutzern 24 Stunden an 7 Tagen die Woche zur Verfügung. Mittagspause, Urlaub und krankheitsbedingter Ausfall kommen ebenfalls nie vor. Gerade Spitzenkandidaten sind außerhalb der gängigen Geschäftszeiten auf Jobsuche, da sie tagsüber arbeiten. So bietet sich für die Kommunikation mit solch beschäftigten Personen, der Einsatz des Chatbots besonders an – er ist immer erreichbar.

Die Zeit unabhängige Erreichbarkeit bietet den Kandidaten einen hohen Mehrwert. Der Recruiter ist meist sehr ausgelastet und hat nicht immer die Möglichkeit direkt zu reagieren.

Reaktionsgeschwindigkeit

An den eben genannten Punkt schließt sich die Tatsache an, dass ein Chatbot sofort und in Echtzeit auf Anfragen reagiert. Kandidaten, insbesondere passive,  erwarten eine schnelle und direkte Beantwortung Ihrer Fragen, um für sich zu entscheiden, ob die Stelle oder der Arbeitgeber passt. Die Zeiten in denen Bewerber Tagen, Wochen oder sogar Monate auf eine Antwort warten, gehören der Vergangenheit an. Die Maschine sorgt also durch kurze Reaktionszeiten für eine verbesserte Candidate Experience.

Automatisierter Bewerbungsprozess

Der Chatbot kann auch für den Bewerbungsprozess eingesetzt werden:

  • Er korrespondiert mit dem Interessenten und beantwortet ihm seine Fragen (z.B. hinsichtlich der gelebten Unternehmenskultur oder konkrete Fragen zum ausgeschriebenen Job).
  • Möchte sich der Interessent bewerben, geschieht dies ebenfalls über den Chatbot. Dieser sammelt weitere fehlende Informationen und Dokumente, die für eine vollständige Bewerbung nötig sind.
  • Hier findet bereits eine Vorauswahl durch den Roboter statt. Er erkennt anhand der ihm vorliegenden Informationen, ob das Profil zur vakanten Stelle passt oder nicht. Alter, Geschlecht, Herkunft, Religion, Bewerbungsfoto etc. spielen dabei keine Rolle. Die Vorauswahl findet vorurteilsfrei statt. Passt das Profil nicht, kann er alternative Stellen vorschlagen oder den Bewerber ggf. in den Bewerberpool aufnehmen.
  • Matcht das Profil mit den Jobanforderungen, leitet der Chatbot die vollständige Bewerbung an den zuständigen Personaler weiter.
  • Alle Bewerber werden via Chatbot über die nächsten Schritte im Bewerbungsprozess informiert. Das muss nicht zwingend über den Bot auf der Karriereseite geschehen. Möglich ist gleichermaßen, dass der technische Helfer über andere Messenger, wie z.B. WhatsApp, die nächsten Schritte kommuniziert. Auch im Falle einer Entscheidung, werden die Kandidaten via Bot informiert. Natürlich kann der Chatbot auch Kontaktdaten der verantwortlichen Ansprechpartner preisgeben, falls der Bewerber ein Thema persönlich besprechen möchte.
  • Zu guter letzt kann der Chatbot auch Feedback zum Bewerbungsprozess einholen.

Die Nutzung der Chatoberfläche ist den meisten Internetusern bekannt. Diese einfache, intuitive und nutzerfreundliche Art der Bewerbung wirkt sich ebenfalls positiv auf die Candidate Experience aus, da der Umgang mit solchen Oberflächen bekannt ist. Zudem zeigt sich auch eine Zeitersparnis für den Recruiter. Dieser erhält vom digitalen Helfer nur vollständige und passende Bewerbungen. Insgesamt verkürzt sich daher die Time-to-Hire.

Multitasking

Während sich ein Personaler immer nur nacheinander mit den Anliegen der Interessenten auseinandersetzen kann, ist es dem Chatbot möglich, unendlich viele Themen gleichzeitig zu bearbeiten. Anzeichen von Erschöpfung oder das Eintreten von Fehlern bleiben aus.Gerade einfache Aufgaben können gut an den Bot outgesourcet werden, der diese dann (teil-)autonom erledigt. Im Vergleich zum Personaler bearbeitet der digitale Helfer mehr dieser Aufgaben in kürzerer Zeit. Somit ist der Chatbot ein verlässlicher, leistungsbereiter Supporter im Office.

Mehrsprachige Antworten

Für Chatbots macht es keinen Unterschied, ob ihr Gesprächspartner Chinesisch, Indisch, Englisch, Deutsch oder Spanisch mit ihnen spricht. Sind sie mit den richtigen Daten und Algorithmen ausgestattet, zeigt sich in ihrer Fähigkeit mehrsprachig zu antworten, ein weiterer Vorteil.

 

Nachteile

Risiken

Bei einem (teil-)autonomen Chatbot stellt sich die Frage nach Risiken und Verantwortung, denn das Verhalten solcher Systeme ist nicht immer vollständig vorhersehbar. Die Selbstständigkeit dieser Bots nimmt im Zuge der KI immer weiter zu. Auch steigt die Menge an Daten, die sie verarbeiten rasant. Die Speicherung und Protokollierung der laufenden Prozesse und getroffenen Entscheidungen wird daher sehr schwierig. Vor diesem Hintergrund ist fraglich, in wie weit das Verhalten von Chatbots kontrollierbar ist bzw. sein wird. Fakt ist: Ein Chatbot braucht eine gute Datengrundlage bzw. muss ausgezeichnet programmiert sein. Nur dann können mögliche Fehler, die er machen könnte, vermieden werden.

Ein prominentes Negativbeispiel ist das KI-Tool des digitalen Schwergewichts Amazon. Es wurde 2014 entwickelt, um den Einstellungsprozess neuer Mitarbeiter zu vereinfachen. Die KI sollte Lebensläufe von vorangegangenen Bewerbern analysieren sowie anschließend das World Wide Web nach passenden Kandidaten durchsuchen. Unglücklicherweise stellten die Programmierer fest, dass männliche Profile bevorzugt wurden. Die KI ging davon aus, dass Männer zu bevorzugen sind, da die Datengrundlage auf die sie Zugriff, dies suggerierte. Ebenfalls wurden Kandidaten vorgeschlagen, die nicht für die vakante Stelle qualifiziert waren. 2017 fand das Projekt daher sein vorzeitiges Ende.

Wer ist in solchen Fällen verantwortlich, wenn ein Chatbot die falsche Entscheidung trifft? Dies ist eine Frage, die man sich stets vor Augen halten sollte, wenn man diese Maschinen einsetzen möchte. Auch muss man sich bewusst sein, dass es noch keine eindeutige Antwort auf diese Frage gibt und somit ein gewisses Grundrisko besteht.

Einwandfreie Umsetzung und Kosten

Ein Chatbot bietet viele Vorteile, keine Frage. Damit ein solcher Bot einer positiven Candidate Experience beiträgt, muss er technisch einwandfrei in das bestehende HR-System als auch auf der Karriereseite des Unternehmens implementiert werden. Dazu gehört auch, dass man ihm relevante Daten zur Verfügung stellt, auf die er zugreifen kann. Es gibt schließlich nichts nervigeres als einen Chatbot der die gestellten Fragen nicht versteht bzw. einem nicht weiterhelfen kann. Solche Situationen gilt es unbedingt zu vermeiden. Anderenfalls springen Interessenten schnell ab und die Candidate Experience wird als negativ empfunden. Dies schwächt die Employer Brand.

Eine einwandfreie Programmierung und Implementierung eines Chatbots kostet zeitliche und finanzielle Ressourcen. Bevor es zur Realisierung des digitalen Helfers kommt, sollte man sich daher sicher sein, dass der Bedarf wirklich groß genug ist. Anderenfalls lohnt sich der Aufwand nicht.

 

Fazit

Es bleibt festzuhalten: Ein Chatbot kann ein echter Gewinn für das Recruiting sein: Bei fast allen Aufgaben des Recruiters kann der Chatbot unterstützen oder ganze Arbeitspakete komplett selbstständig übernehmen. Dabei reagiert er schneller und zuverlässig und das rund um die Uhr. Der Personaler hat dadurch mehr Zeit für andere Aufgaben. Ob und in wie weit der Bot eine echte Hilfe ist, steht und fällt mit den Daten mit denen er gefüttert wird. Je umfangreicher und relevanter diese sind, desto besser wird die Qualität der Kommunikation. Ist das System darüber hinaus technisch optimal programmiert und implementiert, entsteht auch für den Kandidaten ein echter Mehrwert – dies wiederum wirkt sich positiv auf die Candidate Experience aus.

Ein Chatbot wirkt also in verschiedenen Bereichen des HR unterstützend, indem er dem Recruiter Aufgaben abnimmt. In jedem Fall aber kann ein digitaler Chatbot niemals einen echten Personaler ganz ersetzen.

Künstliche Intelligenz (KI) in der Personalbeschaffung

Künstliche Intelligenz (KI) in der Personalbeschaffung

Konkrete Anwendungsbereiche für das Recruiting

  1. Definition KI und die Diskussion um die Anwendung
  2. Konkrete Anwendungsbereiche innerhalb der Personalbeschaffung
  3. KI in der Zukunft – Intelligente Interview-Guidelines in der Entwicklung
  4. Risiken und Fazit

 

1. Definition KI und die Diskussion um die Anwendung

Die Künstliche Intelligenz versteht sich als Oberbegriff für Anwendungen, bei denen Maschinen menschenähnliche Intelligenzleistungen wie Lernen, Urteilen und Problemlösen erbringen. Heutzutage basiert die Künstliche Intelligenz auf der Verarbeitung von sehr großen Datenmengen. Bei den aktuellen Ausprägungen von KI werden neuronale Netzwerke genutzt und selbstlernende Systeme in Form von Machine Learning entwickelt.

Der Begriff “KI” wird bereits seit 60 Jahren in Expertenkreisen diskutiert und von der Bevölkerung eher skeptisch betrachtet, da die Befürchtung besteht, dass der Mensch dadurch ersetzt werden könnte. Im Alltag ist die Künstliche Intelligenz jedoch längst angekommen und wird, je nach Einsatzbereich, weitgehend akzeptiert. Wenn man genauer hinsieht, entlasten die intelligenten Algorithmen uns bei der täglichen Arbeit und lösen einige unserer Probleme. Die 2019er-Auflage der CIO-Survey von Gartner hat ergeben, dass der Anteil der Unternehmen mit KI im Einsatz aktuell 37 Prozent beträgt. Eine Studie von KPMG berichtet von erfolgreichen Anwendungsgebieten und fortschreitender Ausbreitung. Aber welche konkreten Tätigkeitsfelder kann die KI  innerhalb der Personalbeschaffung abdecken und uns einen tatsächlichen Mehrwert bringen?

 

2. Konkrete Anwendungsbereiche innerhalb der Personalbeschaffung

Die Studie  „Wertschöpfung neu gedacht“ von KPMG hat drei zentrale Einsatzfelder für KI im Bereich HR identifizieren können

  • Unterstützung bei der Auswahl von Bewerbern
  • Erstellen von Trainingsunterlagen
  • Mitarbeiter-Apps

Wie KI bei der Auswahl von geeigneten Bewerbern unterstützen kann werden wir in diesem Blogpost ausführlich erläutern. Formen der Künstlichen Intelligenz können unterschiedlich bei der Auswahl von Kandidaten unterstützen. Weit verbreitete KI Anwendungen im Recruiting sind unter anderem Chatbots, Matching-Plattformen und sogenannte “Recualizer”, die bei der Qualifizierung und Vorselektion der Kandidaten helfen.

 

a) Chatbots

Es gibt zwei Arten von Chatbots. Die Funktionsweise des ersten Chatbots basiert auf vorprogrammierten Regeln und kann bei Fragen, auf die Beantwortung er nicht programmiert worden ist, nicht weiterhelfen. Wird bspw. in das Chatfenster eine Frage eingegeben, wird diese zunächst vom Bot in Einzelteile zerlegt und analysiert. Das System reagiert auf bestimmte Schlüsselbegriffe und Strukturen und wählt auf Basis dieser, eine vorgegebene Antwort aus. Chatbots eignen sich gut, wenn das Gespräch aus einfachen Fragen besteht und keine richtige Konversation entsteht.

Der zweite ist der smarte Chatbot, der auf KI oder maschinellem Lernen basiert. Die Stärke und die Möglichkeiten des lernenden Chatbot werden immer umfassender. So kann die zweite Art von Chatbot z.B. nicht nur intelligente Antworten liefern, sondern auch die Eignung eines Kandidaten für die anvisierte Stelle prüfen und dem Bewerber sogar passende Jobs proaktiv anbieten. Die Basis dafür schafft er sich aus Bewerbungsunterlagen, Social-Media-Aktivitäten und Webinteraktionen. Die aktuelle Marktsituation zeigt, dass die meisten Unternehmen Chatbots aus folgendem Grund nutzen: Standardfragen schnell beantworten. Dabei spielt die Schnelligkeit eine Große Rolle, denn in dem Moment wo der Kandidat die Frage stellt, ist seine Aufmerksamkeit am höchsten. Durch schnelle und klare Kommunikation steigt automatisch die Attraktivität des Unternehmens bzw. des Arbeitgebers.

 

b) Matching-Plattformen zur Vorselektion

Der Begriff des “Active Sourcings” beinhaltet ein ein Matching- Vorgehen, der auf einem Algorithmus basiert, der mittels vorher definierter Kriterien, Profile wie Xing und LinkedIn nach möglichen Kandidaten durchsucht. Je intelligenter dieser Algorithmus arbeitet, umso eher erhält der Suchende auch passende Treffer und die Recruiter können in die Direktansprache gehen.

Solche Matching- Algorithmen finden nicht nur auf den genannten Businessnetzwerken Anwendung, sondern auch auf dem HR-Markt. So entwickelte z.B. das Unternehmen Moberries mit Hilfe von KI eine Matching-Plattform, die Kandidaten und Arbeitgeber einfach und transparent zusammenzubringen. Der Kandidat erstellt sein Profil, nennt seine Kernkompetenzen und Wünsche und wird anhand dieser Daten den Unternehmen vorgestellt, die für ihn in Frage kommen könnten. Die Arbeitgeber erstellt ebenfalls Profile und kann auf der Matching-Plattform die offenen Stellen veröffentlichen. Die KI sucht anhand der stellenbezogenen Kriterien nach aktiv suchenden Kandidaten, die diese Kriterien erfüllen und erstellt dementsprechend seine Matches. Der Prozess ist automatisiert und informiert beide Parteien sobald der sogenannte Match zustandekommt. Sagen beide Parteien “ja” zueinander, steht dem Kennenlernen im Rahmen eines Vorstellungsgespräch o.ä. nichts mehr im Wege.

 

c) Trend Case “Recualizer” aus der Studie von KPMG

Der “Recualizer” stellt eine Anwendung dar, durch die der Arbeitsaufwand bei den Einstellungen reduziert werden soll. Zu Beginn legt der Personaler im ersten Schritt die Rahmenkonstellation für den zu besetzenden Job fest. Mit diesen Informationen generiert das System unterschiedliche Bewerbungsaufgaben, die mit den gegebenen Anforderungen abgestimmt sind. Nachdem die Bewerber die Tests durchlaufen haben und entsprechende Ergebnisse vorliegen, stehen dem Arbeitgeber Evaluierungswerte zur Verfügung. Anhand Dessen können die geeignetsten Kandidaten zum Vorstellungsgespräch eingeladen werden.

 

3. KI in der Zukunft – Intelligente Interview-Guidelines in der Entwicklung

Kürzlich wurde eine weitere innovative Vorgehensweise vorgestellt, die das Recruitment maßgeblich beeinflussen könnte. Aus einem Interview mit Sara Lindemann, Head of Enterprise Customer Development & Co-Founder der Viasto GmbH wird deutlich, dass das Unternehmen bereits an Lösungen arbeitet, die die Personalauswahl effizienter, flexibler und zuverlässiger gestalten könnte. “Derzeit arbeiten wir an KI-Lösungen zur automatisierten Entwicklung stellenbezogener Interview-Guidelines. Differenzierung als Arbeitgeber findet eben auch im persönlichen Gespräch statt.” Sara Lindemann

Ein Interviewleitfaden soll über Daten von tatsächlich genutzten Fragen und Gesprächsstrategien verfügen, die auf personaldiagnostischen Erkenntnissen basieren.  Das bedeutet, dass die Daten aus den Analyseergebnissen über vergangene Mitarbeiterselektionen und Platzierungen, die nachweislich zum Erfolg führten, mit Hilfe von Künstlicher Intelligenz dazu genutzt werden eine Interview-Guideline zu entwickeln.
Noch konkreter: “Personaler und Fachabteilung erhalten per einfachem Klick auf eine ausgelesenen Stellenanzeige den optimalen Gesprächsleitfäden.” Sara Lindemann. Die KI lernt durch Bewerber-Feedback und erkennt wenn zusätzliche Kompetenzen oder Anforderungen in der Anzeige nicht genannt sind. Sie kann darauf aufbauend entsprechende Vorschläge machen und erhöht somit die Qualität der Personalauswahl.

 

4. Risiken und Fazit

Zusammenfassend ziehen wir die Resonanz, dass die KI-Systeme einen wesentlichen Beitrag dazu leisten können, den Bewerbungsprozess nicht nur effizienter und emotionaler gestalten, sondern auch zukünftig mehr Anwendung finden und unsere Arbeitsweise zu einer echten Innovation hervorbringen.
Das klingt doch vielversprechend!

Es sollten aber auch die Risiken betrachtet werden, denn die Gefahr besteht darin, dass die Systeme aus den vergangenen Fehler eines Unternehmens lernen. Firmen, die bislang immer einseitige Bewerbungsprofile bevorzugt haben, geraten so in Gefahr, dass auch ihre KI-Systeme diese Filter anwenden. KI-Systeme sind nur so gut, wie die Daten, die sie verarbeiten. Schlechte Daten können sogar zu rassistischen, geschlechtsspezifischen oder ideologischen Verzerrungen der Ergebnisse führen. Daher ist es wichtig, diese Systeme mit Daten zu entwickeln und zu trainieren, die fair und frei von negativen Einflüssen sind.

Wenn Sie nun den Mehrwert der Anwendung von KI für Ihre Recruitingprozesse erkannt haben, dann warten Sie nicht auf den Wandel, gestalten Sie ihn aktiv mit!
Denn eines ist sicher: Die Künstliche Intelligenz ist bereits etabliert und wird sich in den nächsten Jahren weiter ausbreiten.

 

Verwendete Quellen:

Saatkorn. Ein Blog von Gero Hesse. Interview mit Sara Lindemann, Head of Enterprise Customer Development & Co-Founder der Viasto GmbH, zu der Studie: KI in der Personalauswahl. Veröffentlicht am 11.12.2018.

IBM: KI im Personalwesen: Technologie wird zum Taktgeber. Autor: Sven Semet. veröffentlicht am 26.03.2018.

KPMG AG Studie: Wertschöpfung neu gedacht: Künstliche Intelligenz: Einsatzmöglichkeiten im Unternehmen und Entwicklungsszenarien bis 2040. Von Humanoiden, KIs und Kollege Roboter. Herausgegeben 2018 in Berlin.