Die Candidate Journey verstehen

Candidate Journey – Auf den Punkt gebracht

Die Candidate Journey umfasst alle Schritte, die InteressentInnen im Laufe des Bewerbungsprozesses von Orientierung bzw. Recherche bis hin zur eigentlichen Bewerbung sowie Anbindung an ein Unternehmen durchlaufen. Im Rahmen dieses Prozesses macht die Person als InteressentIn bzw. BewerberIn und anschließend als MitarbeiterIn diverse Erfahrungen.

Die Candidate Experience beschreibt dabei alle Wahrnehmungen und Erfahrungen, die ein/e KandidatIn während der einzelnen Schritte des Rekrutierungsprozesses (Jobrecherche bis hin zum Zeitpunkt der Entscheidung über Job Zu- bzw. -Absage) mit dem Unternehmen und seinen Vertretern macht. Je positiver diese sind, desto höher ist am Ende die Wahrscheinlichkeit, dass sich ein/e KandidatIn bewirbt.

Die Employee Experience hingegen umfasst alle Wahrnehmungen und Erfahrungen, die Angestellte mit einem Unternehmen machen. Diese Erfahrungen beginnen bereits vor dem ersten Arbeitstag und enden bei der Mitarbeiterbindung. Auch hier gilt, positive Erfahrungen wirken sich immer fördernd auf die Mitarbeiterbindung aus.

Die 6 Schritte der Candidate Journey:

• 1. Orientierung und Jobrecherche
• 2. Bewerbung
• 3. Auswahlverfahren
• 4. Entscheidung
• 5. Onboarding
• 6. Integration und Bindung

Die Candidate Journey verstehen – Warum?

Idealerweise gestalten Arbeitgeber diese Reise für KandidatInnen so angenehm und unkompliziert wie möglich, um die Quantität der eingehenden Bewerbungen zu erhöhen. Damit ist es aber noch nicht getan. Natürlich soll sich auch die Qualität der Bewerbungen erhöhen. Vor diesem Hintergrund sollten Unternehmen Ihre Bewerberzielgruppe festlegen und dieser eben jene für sie relevanten Informationen bereitstellen.

Am besten wird sich in die Zielgruppe versetzt und erlebt aus dieser Sicht den eigenen Bewerbungsprozess. So erhält das Unternehmen neue Erkenntnisse darüber, wie die Candidate Journey und Experience verbessert werden könnte. Schafft es ein Unternehmen, die einzelnen Schritte der Candidate Journey einzigartig, einfach und informativ zu gestalten, wirkt sich dies positiv auf die Candidate Experience aus und zieht letztlich die richtigen Talente vielfach an:

"Herzlichen Glückwunsch, IT'S A MATCH!"

Gelingt es darüber hinaus, die neuen MitarbeiterInnen durch entsprechende Maßnahmen gut in das Unternehmen zu integrieren und zu binden, prägt das die Employee Experience: Aus einem oder einer loyalen MitarbeiterIn wird ein Promoter. Diese sind im War for Talents Gold wert. Doch dazu später mehr.

Die 6 Schritte der Candidate Journey

Klassischerweise gliedert sich die Customer Journey in die folgenden 6 Schritte. In jeder dieser Phasen tritt das Unternehmen mit den Interessenten/Bewerbern/Mitarbeitern in Kontakt, daher spricht man auch von Touchpoints. Aus Unternehmenssicht müssen die Interessen der KandidatInnen bei jedem Touchpoint in den Fokus gestellt werden. Dazu gilt es in jeder Phase unterschiedliche Dinge umzusetzen und zu beachten.

1. Orientierung und Jobrecherche

Meistens beginnt die Candidate Journey mit einer Recherche über verschiedene Kanäle – das Internet ist hierfür eine häufig gewählte Quelle. Es werden Stellenanzeigen gesichtet und Informationen über potentielle Arbeitgeber eingeholt. Ganz gezielt werden hier die größten Jobportale wie StepStone und Indeed angesteuert. Die Karriereseiten von Unternehmen stellen ebenfalls eine beliebte Anlaufstelle für Jobsuchende dar. Stellenanzeigen in Printmedien finden allerdings immer weniger Beachtung. Nicht zu unterschätzen sind in dieser Phase Empfehlungen von Freunden und Bekannten über Arbeitgeber. Wie wichtig diese unternehmenseigenen Promoter sind und wie man diese erhält, wird im letzten Schritt der Candidate Journey erklärt. Auch informieren sich Jobsucher in sozialen (Business) Netzwerken und/oder Messen über vakante Stellen und Arbeitgeber.

• Unternehmen sollten unbedingt darauf achten, die Anforderungen in ihren Stellenanzeige klar zu kommunizieren. Aufgaben, Verantwortlichkeiten und geforderte Fähigkeiten müssen eindeutig ersichtlich sein, inkl. verständlicher Jobtitel.
• Zudem wünschen sich Interessenten Informationen über den Arbeitgeber, die Firmenphilosophie, die Unternehmenswerte und -kultur.
• Auch sollten die Aufstiegs- und Weiterbildungsmöglichkeiten thematisiert werden.
• Lassen Sie auf Ihrer Karriereseite auch MitarbeiterInnen zu Wort kommen. Hier bietet sich besonders die Integration von Mitarbeiterinterviews an.
• Von Interesse sind auch authentische Einblicke in den Arbeitsalltag. Hier eigenen sich kurze Videos und Fotos besonders gut. Wichtig dabei ist, authentisch zu bleiben.
• Hat das Unternehmen bereits Arbeitgeber Awards oder andere besondere Auszeichnungen erhalten, sollte man  InteressentInnen diese Information nicht vorenthalten.
• Maßnahmen zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf müssen hier ebenfalls Berücksichtigung finden.

2. Bewerbung

Sie konnten InteressentInnen durch einfache Prozesse und genaue Informationen von Ihrem Unternehmen überzeugen? Dann ist er wohl gerade dabei, seine Bewerbungsunterlagen zusammenzutragen, um sich bei Ihnen zu bewerben. Gratulation!

Der beliebteste Weg eine Bewerbung zu übermitteln ist via E-Mail. Auch das Interesse der KandidatInnen, sich per mobile Device und One-Click-Bewerbungen zu bewerben, nimmt zu. Alle Möglichkeiten sollten Unternehmen realisieren.

In dieser Phase sollte besonders auf das folgende geachtet werden:

• Auf technischer Seite keine Schwierigkeiten beim Bewerben: Landing-Pages, Buttons, Masken, Uploads etc. müssen einwandfrei funktionieren
• Vermeiden von langen Wartezeiten und ausbleibenden Rückmeldungen (z.B. Eingangsbestätigungen)
• Notwendigkeit Anschreiben und Zeugnisse der Bewerbung mit anzuhängen, ist für einen Großteil der BewerberInnen lästig
• Bewerbungsformulare wirken auf potenzielle BewerberInnen eher abschreckend.

Wenn Arbeitgeber diese Punkte beachten und neue Wege gehen, können sie die Zahl eingehender Bewerbungen erhöhen.

3. Auswahlverfahren

In dieser Phase kommen BewerberInnen direkt mit einem Vertreter des Unternehmens in Kontakt – meist im Rahmen von Assessment-Centern oder Vorstellungsgesprächen. Für die Candidate Experience ist es besonders wichtig, die Erwartungen der KandidatInnen zu erfüllen. BewerberInnen wünschen sich als individuelle Personen mit individuellen Stärken wahrgenommen und wertgeschätzt zu werden. Weiterhin können Arbeitgeber punkten, wenn sie den BewerberInnen im Rahmen des Bewerbungsgesprächs schon das zukünftige Team vorstellen und mit den Räumlichkeiten vertraut machen. Unternehmen bleiben KandidatInnen gleichermaßen positiv im Gedächtnis, wenn man sie über den weiteren Verlauf des Bewerbungsprozesses aufgeklärt hat.

Oberflächlichkeit, unklare Kommunikation und geringe Wertschätzung gegenüber den BewerberInnen sollten hingegen vermieden werden.

4. Entscheidung

Das Bewerbungsgespräch liegt bereits einige Tage oder Wochen zurück. Halten Sie die BewerberInnen dennoch auf dem aktuellen Stand der Dinge und kommunizieren Sie proaktiv – wenn auch schon geschehen – das weitere Vorgehen im Prozess. Die Kommunikation mit den KandidatInnen sollte auch bei diesem Schritt im Fokus stehen.

Nicht nur das Unternehmen wird jetzt prüfen, ob es zu einer Zusammenarbeit kommt. Auch die BewerberInnen werden in sich gehen und abwägen, ob das Unternehmen, samt seiner Werte, Benefits, der eigentliche Arbeitsplatz und die Aufgaben im Job, zu ihnen passen. Die gesammelten Erfahrungen im bisherigen Bewerbungsprozess sind in dieser Phase ebenfalls ausschlaggebend für seine Entscheidung.

Um als potentieller Arbeitgeber besonders gut abzuschneiden, gilt, die Dauer des Bewerbungsprozesses (Abgabe der Bewerbung bis Zu-/Absage) von sechs Wochen nicht zu überschreiten. Anderenfalls kann es zu Bewerbungsabbrüchen kommen. Je kürzer die Abstände sind, desto besser wirkt sich dies auf die Candidate Experience aus.

5. Onboarding

"Wir haben uns entschieden: Sie haben den Job!"

‍Diese beispielhafte Phrase leitet in der Regel den nächsten Step der Candidate Journey ein. Aus den BewerberInnen wurden Angestellte – aus der Candidate Experience wird die Employee Experience.

Bereits vor dem ersten Arbeitstag beginnt das Onboarding neuer MitarbeiterInnen: Hierzu zählt das zeitnahe Vorlegen des Arbeitsvertrages. Wichtig: Die Kontaktdaten der zuständigen Ansprechpartner müssen eindeutig ersichtlich sein. Der New Hire kann sich so bei möglichen Fragen direkt melden. Auch das Zusenden von Broschüren, Leitfäden, Dokumenten zur Unternehmenskultur etc. erleichtert den MitarbeiterInnen den Start im neuen Unternehmen.

Gerade die ersten Tage im neuen Job sind entscheidend für die Employee Experience. Die Mitarbeiter stellen hier relativ schnell fest, ob und inwieweit die Versprechen des Arbeitgebers aus dem Bewerbungsprozess eingehalten werden und ob die eigenen Erwartungen erfüllt werden können. Die Onboarding-Aktivitäten sollten darauf abzielen, den New Hire möglichst gut auf seine zukünftige Rolle und Aufgabe im Unternehmen vorzubereiten. Hierzu eignen sich besonders:

• Mentoren bzw. Paten
• Interne Schulungen
• Erläuterungen von Arbeitsabläufen, Tätigkeiten sowie Verantwortungsbereiche der Kollegen
• Gespräche mit Vorgesetzten über Erwartungen und Ziele
• Fertig eingerichtete Arbeitsplätze am ersten Arbeitstag
• Offizielle Begrüßungen

Die Anfangszeit sollte also strukturiert und informativ sein. Damit die ersten Tage aber auch auf menschlicher Ebene angenehm sind, müssen die neuen KollegInnen freundlich und hilfsbereit auftreten. Der New Hire wird bestimmt häufig nachfragen und Dinge nicht auf Anhieb verstehen – das ist normal. Gerade in diesem Punkt kann die Employee Experience positiv beeinflusst werden, wenn man ihm Hilfe anbietet.

Unfreundlichkeit und unvorbereitet sein, sind hier ein No-Go!

6. Integration und Bindung

Die Zeit von bis zu einem Jahr nach dem Bewerbungs- und Onboardingprozess ist entscheidend, um aus dem New Hire einen oder eine loyale/n MitarbeiterIn zu machen. Damit es dazu kommt, sollten Arbeitgeber einen ständigen Dialog und die Teilhabe am Unternehmensgeschehen ermöglichen. Dazu kommt es, wenn:

• regelmäßige Feedback-Gespräche geführt werden.
• die Strategie und Ziele des Unternehmens klar kommuniziert werden.
• die Chance besteht, sich inhaltlich in den Job einbringen zu können.
• Verantwortungen übergeben werden.
• Weiterbildungsmöglichkeiten angeboten werden, sodass man die eigenen Fähigkeiten entwickeln kann.
• Aufstiegs- und Karriereoptionen bestehen.

Auch sollte den MitarbeiterInnen Wertschätzung entgegen gebracht werden, z.B. für besondere Leistungen. Dies erhöht zudem die Mitarbeitermotivation und fördert Produktivität und Leistungsbereitschaft.

Werden solche Maßnahmen nachhaltig umgesetzt, wird die Employee Experience positiv geprägt: Aus dem New Hire wird zudem ein/e loyale/r MitarbeiterIn bzw. ein PromoterIn.

Wir erinnern uns, dass gerade diese PromoterInnen besonderen Einfluss auf (arbeitssuchende) Freunde und Bekannte ausüben. Und generell dienen solche FürsprecherInnen als authentisches Sprachrohr eines Unternehmens. Für eine starke Employer Brand und im Kampf um qualifizierte Talente, sind sie also eine mächtige Waffe.

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Fazit

Die Candidate Journey beschreibt den gesamten Prozess, den eine Person durchlebt, wenn sie auf Jobsuche ist, sich bei einem Unternehmen bewirbt und anschließend zu einem oder einer loyalen MitarbeiterIn wird. Während dieser Reise durchläuft der oder die KandidatIn mehrere Schritte. Arbeitgeber sollten darauf achten, jeden einzelnen so angenehm wie möglich zu gestalten. Dazu müssen sie sich zuerst in ihre Bewerberzielgruppe hineinversetzten und die Reise aus Bewerbersicht denken. Für jeden einzelnen Touchpoint gib es verschiedene Gos und No-Gos, die bei der Gestaltung der Candidate Journey ausschlaggebend sind.

Im Ergebnis zählt: Nur wer die Candidate Journey versteht, kann entsprechende Maßnahmen zur Verbesserung der Candidate Experience und der sich anschließenden Employee Experience einleiten. Sind diese Erfahrungen nachhaltig positiv, schafft es ein Unternehmen, aus einem Jobsucher einen loyalen Mitarbeiter zu machen.

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Quelle:

metaHR, CANDIDATE JOURNEY STUDIE 2017, URL: https://www.metahr.de/wp-content/uploads/Candidate_Journey_Studie_2017.pdf, letzter Zugriff: 11.04.2019